Softwarerobot klarer de trivielle opgaver

Mængden af rutinemæssige tasteopgaver er faldet, siden Speedy blev ansat hos UCN act2learn, der med base i Aalborg udbyder efter- og videreuddannelse inden for et bredt fagligt felt. Speedy er ikke en hvilken som helst ny medarbejder. Speedy er kælenavnet på den softwarerobot, som nu overfører data om kursister fra UCN’s hjemmeside til det administrative system. Det er også Speedy, der sørger for lokalebookinger til alle undervisningsforløb.

Tidligere var det en manuel tasteopgave for en sekretær at danne sig overblikket over ledige undervisningslokaler og booke dem. Nu skal der blot indtastes datoer for undervisningsgangene, og så klarer robotten resten, ligesom det er slut med at indtaste lister med navne, adresser, cpr-numre mv i forbindelse med tilmeldingsprocessen.

Drømmen er, at teknologien kan overtage endnu flere arbejdsopgaver i fremtiden. Øverst på ønskesedlen står booking af forplejning til kursister.

Glem dommedagsprofetier

Ditte Bjerregaard Leonhard er områdedirektør for administration og stab hos UCN act2learn. Hun var initiativtager til at indføre den nye administrative robotteknologi, også kaldet RPA (Robotic Process Automation).

- Vi begyndte på projektet i foråret 2017, fordi vi havde et ønske om selv at tage styring på brugen af teknologien. Vi har nok alle hørt dommedagsprofetierne om, at de administrative robotter kommer og tager arbejdet fra HK’erne. Det er slet ikke den opfattelse, vi har, efter at vi selv har implementeret det i vores organisation, siger Ditte Bjerregaard Leonhard.

Hun fremhæver især betydningen af, at det er medarbejderne selv, som har været drivkraften i projektet.

- Det er medarbejderne, som er eksperter på de processer, som robotten skal udføre. Derfor skal de være med til at udvikle projektet, og det er også med til at afmystificere hele snakken om robotter, siger Ditte Bjerregaard Leonhard.

Ildsjæle går i front

Begejstringen for samarbejdet med Speedy er ikke til at tage fejl af, når man taler med de to medarbejdere, som har været med til at implementere projektet i UCN act2learn. Ann Reichstein og Tina Bülow Pedersen har siddet med fra dag ét og talt med it-folk og rådgivere.

- Vi har været med til at definere de konkrete opgaver, som kan automatiseres. Vi har haft utrolig mange ideer og har selv været med til at udpege hvilke opgaver, som nu klares via robotten. I det forløb stod vi lige pludselig i en proces, hvor vi var de klogeste i forhold til alle rådgiverne, da vi kender arbejdsopgaver i dybden, siger Tina Bülow Pedersen.

Hun og kollegerne har ikke kun fået den gevinst, at de slipper for en række rutineprægede opgaver. De har også fået et helt andet overblik over deres arbejdsprocesser, så de kan optimere på områder, som ikke er påvirket af den nye teknologi.

- Vi er virkelig blevet positivt udfordret på vores arbejdsrutiner, konstaterer Tina Bülow Pedersen.

Ann Reichstein har fra start været begejstret for idéen, og selvom implementeringen har taget længere tid end forventet, så mener hun, at det har været indsatsen værd.

- Det har givet en reel gevinst i forhold til at aflaste os for tasteopgaver. Lige pludselig har vi mere tid til opgaver med projektkoordinering, studievejledning og ledelsesunderstøttelse, når vi slipper for en stor bunden opgave, siger Ann Reichstein.

Processen har også givet en anden og ikke uvæsentlig gevinst:

- Det har givet mig et enormt løft i min faglighed. En faglig stolthed. Og vi har mod på mere, lyder det fra hende.

Brug for nye kompetencer

Implementeringen af robotteknologien har stillet store krav til de ansatte i administrationen. For Ann og Tinas vedkommende har det blandt andet handlet om at blive oplært i at arbejde med den nye software, så de kan hjælpe kollegerne. Nogle har været mere skeptiske fra start, men efterhånden er det klart for alle, at det ikke handler om at tage arbejdet fra de administrative medarbejdere, men at ændre deres arbejdsopgaver.

- Organisationen har været igennem en forandring, hvor der bliver stillet alle mulige nye krav til, at vi kan løse opgaver inden for projekt- og procesledelse mv. De forventninger komme uanset, hvad vi gør. Så ved at tage teknologien til os nu, så har vi en chance for at være klædt på til fremtiden, siger områdedirektør Ditte Bjerregaard Leonhard.

Derfor er organisationen lige nu i en omstillingsproces, hvor de administrative medarbejdere skal føle sig klædt på til nye typer opgaver, mens konsulenter og ledere skal få øjnene op for de muligheder, som ligger i, at der skal bruges mindre tid på rutineopgaver i takt med, at Speedy tager over.

Kort om RPA

• RPA står for Robotic Process Automation og er en fællesbetegnelse for softwarerobotter.
• Det unikke ved RFA er, at det ikke blot er endnu et it-program med én bestemt funktion. Robotterne består af et stykke software, som kan udføre arbejdsgange på samme måde som et menneske. Dette indebærer, at der ikke skal udvikles integrationer fra RPA-løsningen til andre systemer. Robotterne anvender normale brugeradgange og efterligner en traditionel brugers adfærd i sin betjening af systemerne. Forskellen er bare, at den gør det mange gange hurtigere end sine menneskelige kolleger og arbejder 24/7.
• Målet er at automatisere rutineprægede, gentagne og manuelle opgaver, som der ofte ligger en del af i administrationen af større virksomheder og organisationer.

Skrevet af Mette Green, meg@ucn.dk, UCN Kommunikation